Mein Motto ist ja Umsetzen, Optimieren, Automatisieren. Unter diesem Aspekt habe ich mich intensiv mit der Porto-Optimierung durch den Dialogpost-Manager der deutschen Post beschäftigt. Bei Kunden ist mir die Software öfters begegnet, sie ist ja tatsächlich die „Standard-Software“ für die Porto-Optimierung.
Für mich war die Fragestellung hier, wie zukunftsfähig die Software ist – wie einfach ist sie zu benutzen, wie weit reicht die Software, wenn der eigene Betrieb wachsen will und wie lässt sie sich in ein automatisiertes Umfeld integrieren.
Meine Analyse der Software startete mit den Online-Tutorials (13 kurze Videos) und der Doku (480 Seiten, sehr strukturiert). Damit ist man gut informiert und kann die Software nutzen. Dann folgte ein Webinar, das jeden Monat durchgeführt wird. Darin wird die Nutzung der Software insgesamt gezeigt, noch etwas ausführlicher als in den kurzen Videos. Bei mir kam noch eine Extra-Session mit dem Mitarbeiter der Post hinzu mit dem Thema der Automatisierung mit XML-Profilen.
Zusätzlich habe ich die Software als Demo-Version installiert. Damit konnte ich alle meine Fragen (und einige Kundenfragen) schnell beantworten.
Meine Bewertung:
Umsetzen
Dank der starken Verbreitung der Software ist die Funktionalität sehr vollständig und klar strukturiert. Und für Neulinge gibt es die F1-Taste, die in der Hilfe an genau die Stelle springt, die gerade relevant ist (das wurde ja bei vielen „großen“ Softwareprodukten wieder abgeschafft – Microsoft & Adobe lassen grüßen mit völlig unübersichtlicher Online-Hilfe…).
Optimieren
Es kann ein vorhandenes Projekt als Vorlage genommen werden, so dass die meisten Details nicht nochmal ausgewählt werden müssen. Die Datenstruktur für den Import und für den Export kann in Vorlagen gespeichert werden, so dass sie nur einmal definiert werden muss. In der Praxis habe ich gesehen, dass man leicht zu viele Vorlagen hat – es lohnt sich also, die Vorlagen mit Datum zu versehen und dann die alte Vorlage (bei Vorlage laden mit Rechtsklick) zu löschen oder alternativ die Vorlage direkt zu überschreiben. Sonst nutzt man versehentlich eine alte Vorlage…
Automatisieren
Für wiederkehrende Aufträge kann man die Optimierung mit einer XML-Datei starten, die sehr einfach aufgebaut ist. Dauerhaft (für einen wiederkehrenden Auftrag) werden dort der Projektname der Vorlage, die IDs der Beteiligten, die Import- und Export-Vorlagen, das Ausgabeverzeichnis und die gewünschten Veredelungsschritte angegeben. Für jeden Auftrag muss dann der neue Projektname, der Pfad zur Adressdatei und das Übergabedatum geändert werden. Dann wird mit Projekt->Neu aus->Batch Eingabedatei die Verarbeitung gestartet – oder durch einen externen Aufruf der Software per Windows-Batchdatei. Der Prozess stoppt, wenn die Zahlungsweise angegeben werden muss. Das ist dann also ein manueller Schritt. Auch manuell ist der Adressexport (die richtige Vorlage ist aber schon ausgewählt) und die Erstellung / Speicherung der Einlieferungslisten.
Fazit
Eine volle Automatisierung ist nicht möglich / nicht vorgesehen. Die mögliche Automatisierung hilft vor allem, Fehler zu vermeiden, spart aber auch Zeit und Nerven. Alle Nutzer, die Wiederholaufträge bearbeiten, sollten sich mit den Möglichkeiten beschäftigen.
Leider gibt es kein Upgrade zu einer funktional gleichen, voll automatisierbaren Version. Mit der XML-PORTOOPTIMIERUNG der Deutschen Post kann man die Freimachung in vorhandene Prozesse integrieren (Programmier-Muster werden mitgeliefert), die Software nimmt aber nur PLZ+Ort entgegen und optimiert diese – alle die Funktionalitäten zum „Aufhübschen“ der Adressen des Dialogpost-Managers fehlen.
Mein Wunsch wäre ein Dialogpost-Manager XML als Upgrade-Pfad, mit dem man den ersten Auftrag wie bisher abarbeitet, den Wiederholungsauftrag dann aber per Batch (ohne GUI) oder per Web Service vollautomatisch durchführt.
PS: Mit der Seriendruck-Funktion des Dialogpost-Managers habe ich mich nur kurz beschäftigt. Mein PDF-Formular wurde sauber hinterlegt, allerdings in der Ausgabe PDF-Datei dann auf jeder Seite eingefügt. Für den farbigen Digitaldruck von grösseren Mengen ist dies nicht zu gebrauchen, für Schwarzweissdruck akzeptabel.
Aber dafür haben wir ja die FreeFlow VI Suite oder XMPie, die genau diese Disziplin – effizienten Massendruck – vorbildlich beherrschen…
Update 11/2018: Inzwischen war ich mit Herrn Kirch von Bauer + Kirch GmbH im Gespräch, eine Weiterentwicklung der Software durch die Post ist nicht unwahrscheinlich…